Про планування роботи державних

архівних установ на 2013 рік та

звітність за 2012 рік

Архівний відділ Броварської міської ради планує свою  діяльність на 2013 рік та звітується  за 2012 рік  відповідно до листа Державної архівної служби України від 04.10.2012  № 02.1/3142 та  з урахуванням   наступних    рекомендацій.

У планах на 2013 рік  передбачаємо:

1. Вивчити питання щодо розроблення місцевої програми забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 роки відповідно до Державної цільової соціальної  програми забезпечення пожежної безпеки на  2012-2015 роки, затвердженою постановою КМУ від 27 червня 2012 р. № 590  .

2.  Виконати завдання, передбачені  Планом   заходів  щодо здійснення контролю за  наявністю,  станом  і  рухом  документів  НАФ  на  2010-2014  роки архівних відділів міських рад.

3. Посилити  контроль  за  станом  архівної  справи  та  діловодства  на  підприємствах,  в  установах  і  організаціях (планування  комплексних,  тематичних, контрольних  перевірок  в  установах  списку  № 1).

4. Виконання  завдань і заходів, визначених наказом  Укрдержархіву від 15.08.2012        № 145 «Про  посилення  протипожежного  захисту  в  архівних  установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», у тому числі проведення огляду стану пожежної безпеки та надання до 01.07.2013 до Державного архіву Київської області копії доповідної записки разом з пропозиціями щодо забезпечення та покращення пожежної безпеки в архівній установі, яку внести на розгляд до відповідних органів місцевого самоврядування.

5. Здійснювати   заходи щодо посилення охоронної та пожежної безпеки архівних приміщень,  забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій.

6. Організацію  обліку  справ, невиявлених в процесі  перевіряння  наявності  і  стану  справ, що  знаходяться  в  розшуку,  складання    списків  цих справ  та  подання  їх  до  Державного  архіву  Київської  області.

7. Здійснювати заходи  щодо дотримання  нормативних  вимог  до  організації  своєчасного  обліку документів,  що  надходять  на  постійне зберігання;  вивірення  та  уточнення  облікових  даних.

8. Збільшити  бюджет  часу на розгляд номенклатур справ, інструкцій з діловодства,  положень про архівні підрозділи установ, підприємств та організацій, надання  консультаційно-методичної допомоги  в їх складанні  у  зв’язку  із  затвердженням  нових  нормативних  актів: Переліку  типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів; Типового  положення  про  архівний  підрозділ органу  державної влади, органу місцевого самоврядування,  державного і комунального підприємства,  установи та організації.

9. Виявлення  установ-джерел формування  Національного  архівного  фонду,  в  яких  впроваджено  електронний  документообіг,  створюються  електронні  документи  з  електронним  цифровим  підписом,  а  також  вивчення  складу  цих  документів.

10. Постійно  оновлювати  інформації власних сторінок  веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

11. Вивчити питанняздійснення  обов’язкової  легалізації  програмного  забезпечення,  що  використовується  в  архівних  відділах,  у т.ч. ліцензійних  програм  антивірусного  захисту  комп’ютерів.

12. Надати допомогу Броварському краєзнавчому музею в проведенні виставок .

13. Ведення  картотеки  обліку  місцезнаходження  документів  ліквідованих  та  реорганізованих  підприємств,  установ  і  організацій,  документи  з  особового  складу  яких  перебувають  на  зберіганні  в  архівному  відділі  міської  ради,  трудових  архівах,  у  правонаступників  (із  зазначенням  інформації  про  склад  архівних  документів,  їх  кількість,  крайніх  дат,  пошукових  даних,  місця  зберігання) та оприлюднення цієї інформації на власній сторінці веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

 14. Розміщення  відомостей  про  місцезнаходження  документів  ліквідованих  підприємств,  установ  і  організацій  на інформаційних стендах архіву,    на власній сторінці веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

15. Постійно виконувати діючі санітарні норми ( засоби індивідуального захисту, безпеки та оргтехніки, освітлення)  щодо  охорони  праці,  цивільного  захисту..

16. Проведення    перевірок  документів  ліквідованих  підприємств щодо  стану  зберігання, обліку  та  використання  документів  з  особового  складу   ( І квартал  2013 року).

17. Переведення  в  електронний  формат  каталожних  карток.

18. Переведення  в  електронний  формат  описів  справ.( word )

19.Проведення роботи щодо виявлення документів особового походження і фотодокументів,  їх  передавання  до  ДАКО  для  здійснення  експертизи цінності та описування.

20. Проведення паспортизації архівних підрозділів установ, підприємств і організацій у зоні комплектування архівних відділів.

21. Співпрацю з засобами масової інформації з метою популяризації архівних документів.

22. Підготовку статті про архівну установу до довідника«Архівні установи Київської області» (рекомендації щодо змісту та оформлення будуть надані окремо у І кварталі 2013 року) .

23. Складання  «Відомостей  про  зміни  у  складі  та  обсязі  фондів  станом  на  01.01.2013»  та   їх   подання  до  Державного  архіву  Київської  області  до  01.03.2013 року.

24. Складання  карток  фондів,  що  зберігаються  в  архівному  відділі  ,  та  їх  подання  до  Державного  архіву  Київської  області.  

25. Надання архівними установами платних послуг.

26. Вивчити питаннявпровадження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам (після затвердження).

27. Підготовку  та участь:

- у тематичному семінарі «Інформаційне наповнення баз даних «Електронна мережа архівів Київщини» (січень 2013 року, для начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, керівників трудових архівів);

- у розширеному засіданні колегії Державного архіву Київської області «Підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад у 2012 році та їх завдання на 2013 рік» (лютий 2012 року);

- у розширеному засіданні колегії Державного архіву Київської області «Підсумки роботи трудових архівів у 2012 році та завдання на 2013 рік» (березень 2012 року, для керівників трудових архівів);

- у науково-практичному семінарі «Контроль наявності, стану і руху архівних документів та уточнення облікових документів в архівних установах» (травень 2013 року,  для начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, керівників трудових архівів);

- у нараді з питань підбиття підсумків огляду стану забезпечення збереженості документів в трудових архівах області  (жовтень 2013 року, для начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, керівників трудових архівів).

28. Оформленняв архівних установах інформаційних стендів (методичних куточків).

До планів на 2013 рік додаються:

1.План  розвитку  архівної  справи  на  2013  рік  (форма 101) з пояснювальною запискою.

2.План – звіт роботи державного архіву на 2013 рік (форма 110) з розбивкою планових показників поквартально з пояснювальною запискою.

3. Контрольні  списки  працівників  архівного  відділу  (додаток 3). 

Протягом  2012  року фактів відсутності справ не виявлено.

Начальник архівного відділу______________________  В.В. Біленко