Звіт про роботу державного архіву за 2014 р.

1. Основні організаційні заходи

1.1. Виконується Програма здійснення та контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 роки, затверджена наказом Державного архіву Київської області від 05.02.2010 №3.

1.2. На виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказу  Укрдержархіву від 15.08.2012 №145 та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 №60 "Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах", розпо­ряджень виконкому, рішень Броварської міської ради:

-  визначено порядок дій працівників на випадок пожежі;

-  перевірено вогнегасники;

 - розроблено та затверджено Інструкцію з пожежної безпеки для працівників архівного відділу броварської міськоїради;

           - функціонує охоронно-пожежна сигналізація в приміщеннях відділу.

1.3.  За участю головного спеціаліста архівного відділу проводились засідання комісії по найменуванню та перейменуванню вулиць.

Керівник відділу залучався до оперативних нарад у міського голови та щоденних нарад у керуючого справами виконкому. Тематика: поточні питання життєдіяльності відділу, оплата договорів щодо функціонування охоронної та пожежної сигналізації, забезпечення канцтоварами, оргтехнікою, побутовою хімією тощо.

1.4.  Архівним відділом проводиться підготовча робота щодо внесення змін до Положення про відділ у зв’язку з покладенням на відділ функцій з планування, координації та організації виконання робіт з формування, ведення та використання обласного СФД.

  Продовжуються (з жовтня минулого року) консультації щодо внесення змін до Положення про відділ, необхідних для набуття ним статусу юридичної особи (бухгалтерський облік, кадрові питання, звітування тощо) з послідуючим включенням його до Державного реєстру  юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців.

1.6.  Проводився прийом документів ліквідованих підприємств різних форм власності, що не мають правонаступників.

1.7.  У 2014 році  прийнято на зберігання 533  од.зб. з особового складу та видано 5 довідок підприємствам,  у яких не велась діяльність. Всього прийнято на зберігання 1764 справи.

Суб¢єктам підприємницької діяльності постійно надавалась методична допомога з питань ведення діловодства та оформлення документів.

2. Забезпечення збереженості та облік документів Національного архівного фонду.

       2.1. В архівосховищах вибрано оптимальний варіант розміщення  документів. Зроблено 108 вимірів  вологісно - температурного режиму, проводилось знепилення стелажного  обладнання  протяжністю  - 213,5  п. м. Кожного місяця в санітарний день проводилось знепилення документів в коробках.  Кількість коробок – 531. Проведено знепилення 11986 справ, що зберігаються в коробках. 

2.1.1.2. Надійшли управлінські документи по 3 фондам:       

                                                                                                                      Всього:   184 справи

2.3. На даний час не виявлено документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

           3.1.Каталогізація проводилась по 1 фонду ( Броварська міська рада та її виконавчий комітет), виготовлено 75 карток, виявлення документів велося за 12 од. зб.

3.2. Над довідково-інформаційними виданнями архівний відділ не працював.

3.3. Продовжується розробка системи сканованих документів фонду .

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

              4.1. Погоджено з архівним відділом положення про архівні підрозділи, експертні комісії та номенклатури справ в 11 установах, підприємствах, організаціях -  джерелах формування НАФ та в 15 установах, підприємствах, організаціях, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

4.2. Проведена одна комплексна та дві  тематичні перевірки.

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1.  Забезпечено впровадження та супровід інформації на офіційному сайті Броварської міської ради.  Зокрема, розміщено список ліквідованих підприємств, документи з особового складу яких передані на зберігання в архівний відділ, розміщена інша інформація з метою її оприлюднення.

5.2.  Зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, інших форм використання інформації документів НАФ не проводилось.

         5.3. Тематики досліджень: реорганізація підприємств, земельні питання, перейменування вулиць – дослідження не проводились.

5.4. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі становить – 42 од. зб.

5.5.  Над підготовкою збірників документів архівний відділ не працював.

5.6. В архівному відділі засекречені документи не зберігаються.

5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту:

 звернення соціально-правового характеру опрацьовуються в першу чергу, безкоштовно. Заявникам надаються необхідні роз’яснення.

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років - 90.

5.9. Міжнародні договори про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав не укладалися.

5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи не проводилось.

5.11. Службові відрядження за кордон, міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, не здійснювались.

5.12.  Журналісти періодичних видань співпрацюють з відділом в якості дослідників архівних матеріалів.

5.13.  Запити, що надходять до архівного відділу  виконуються своєчасно.

5.14.  Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році – підтвердження трудового стажу, довідки про заробітну плату. У наступному році прогнозується зменшення кількості звернень даної тематики на 5% - 6%.

5.15. В архівний відділ за генеалогічною тематикою запитів не надходило.

5.16. Протягом 2014 року фактів відсутності справ не виявлено, тому зміни у списках справ, що знаходяться в розшуку, не проводились.

Начальник архівного відділу                                                 С.Є.Кисельов